ثبت اسناد حسابداری و عناوین موثر در گزارشات مالی :
1.ثبت اسناد حسابداری :
کلیه اشخاص حقوقی مکلف به ثبت رویدادهای مالی می باشند به نحوی که ضمن تهیه و نگهداری اسناد مثبته حسابداری ، براساس استانداردهای حسابداری روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
2.ثبت اسناد خزانه داری:
خزانه داری به عنوان یکی از ارکان مهم ثبت و نگهداری تمامی دریافت ها و پرداخت ها ، کنترل تمامی گردش های مالی که منجر به دریافت و پرداخت می گردد، می باشد. مدیریت اسناد دریافتنی وپرداختنی، ثبت وضعیت چک ها، کنترل اقلام باز اسناد پرداختنی، دریافتنی و … از امکان هایی است که خزانه داری جهت برنامه ریزی و کنترل در اختیار مدیران و حسابداران قرار می دهد.
3.رفع مغایرت های بانکی:
صورت مغایرت بانکی یک ابزار کنترل بسیار قوی حساب های بانکی می باشد. در واقع اسنادی که در دفاتر حسابداری ثبت شده اند را با صورت حسابی که بانک به ما ارائه می دهد، کنترل می کنیم، مغایرت های موجود را پیدا کرده و اگر نیاز به اصلاح داشته باشند، اصلاحات لازم را انجام می دهیم. اگر صورت مغایرت بانکی به موقع و صحیح تهیه شود، موجب می شود که حساب ها شفاف باشند و خطاهای بزرگ حسابداری کاهش می یابند.
4.محاسبه قیمت تمام شده کالای ساخته شده
قیمت تمام شده محصول به معنی هزینه‌های مستقیم ایجاد محصول توسط یک بنگاه اقتصادی و شامل هزینه مواد مصرفی و هزینه نیروی کار است. نکته قابل توجه این است که حسابداری بهای تمام شده محصولات هزینه ایجاد محصول به طور مستقیم است و هزینه‌های غیرمستقیم و جانبی مثل بازاریابی، تبلیغات، توزیع و… شامل آن نمی‌شود.محاسبه قیمت تمام شده محصول یا حسابداری بهای تمام شده که به حسابداری صنعتی هم شناخته می‌شود به مدیران بنگاه‌های اقتصادی کمک می‌کند تا بتوانند بهای تمام شده تولیدات یا کالاهای خریداری شده یا فروش رفته را محاسبه کنند. این کار باعث می‌شود مدیران روی هزینه‌های تولید مثل خرید مواد اولیه، هزینه استفاده از ماشین‌آلات، دستمزد پرسنل و… کنترل داشته باشند و از طرف دیگر با کاهش هزینه‌ها بهره‌وری سازمان خود را افزایش دهند.
5.محاسبه بهای تمام شده کالای فروش رفته
مجموع هزینه مواد مصرفی مستقیم در تولید محصول، حقوق و دستمزد و مزایای مستقیم پرداختی به نیروی کار در فرآیند تولید محصول و هزینه‌های سربار، بهای تمام شده کالاي فروش رفته می‌گویند. هزینه‌های غیر مستقیم شامل هزینه‌های بازریابی، فروش یا توزیع محصول و هزینه‌های عمومی واداری که در تولید اثر ندارند در محاسبه بهای تمام شده کالاهای فروش رفته در نظر گرفته نمی‌شوند.
6 .ارائه گزارش های مالی
گزارش‌ها حاوی اطلاعات سازمان یافته درباره اقدامات و رویدادهای انجام شده در گذشته دور، نزدیک و یا در حال انجام هستند، که راه را برای اتخاذ تصمیمات صحیح، دقیق و به موقع برای دریافت کننده گزارش و مدیران هموار می‌سازند.
ارائه گزارش به مدیران از وظایف مهم سازمانی هر کارمند و یا یک بخش از سازمان است زیرا مدیران نه تنها از گزارش برای ارزیابی اثرات فعالیت واحد گزارش دهنده بر سازمان بلکه جهت بررسی طرح‌های مورد نظر نیز استفاده می‌کنند.
طبق ماده ۲۳۲ قانون تجارت، هیأت مدیره شرکت باید پس ازانقضای سال مالی صورت دارایی و دیون شرکت را در پایان سال و همچنین ترازنامه و حساب عملکرد و حساب سود و زیان شرکت را به ضمیمه گزارشی درباره فعالیت و وضع عمومی شرکت طی سال مالی مزبور تنظیم کند. اسناد مذکور در این ماده باید اقلاً بیست روز قبل از تاریخ مجمع عمومی عادی سالانه در اختیار بازرسان گذاشته می شود.
6-1ترازنامه :یکی از انواع گزارش هایی است که وضعیت دارایی‌ها، بدهیها و حقوق مالکان یک شرکت(حقوق صاحبان سهام) را در یک تاریخ معین نشان می‌دهد. ترازنامه به‌گونه‌ای است كه میزان دارایی‌های یک شركت همواره برابر با مجموع بدهیها و حقوق صاحبان سهام آن است که به آن معادله اساسی حسابداری نیز می‌گوینده‌طورکلی اگر نسبت بدهی‌های یک شرکت به دارایی‌های آن بالا باشد، ریسک شرکت بالا می‌رود.
الف : انواع دارایی ها :
1.دارایی جاری:
الف :يك دارايی زمانی باید به عنوان دارایی جاری طبقه بندی شود که انتظار رود طي چرخه عملیاتی معمول واحد تجاری يـا ظرف يك سال از تاریخ ترازنامه هرکدام طولانی تراست مصرف یا فروخته شود و یا به وجه نقد یا دارایی دیگری که نقد شدن آن قریب به یقین است تبدیل شود .
ب . وجه نقد يا معادل وجه نقدی باشد که استفاده از آن محدود نشده باشد.
نمونه اقلامی که به عنوان دارایی جاری طبقه بندی می شوند عبارتست از :
- وجوه نقد و مانده حساب های بانکی که محدودیت در مصرف نداشته باشند.
- حساب های و اسناد دریافتنی تجاری و غیر تجاری که ظرف یکسال از تاریخ ترازنامه به وجه نقد یا دارایی دیگری تبدیل شود که نقد شدن آن قریب به یقین است.
- موجودی مواد و کالا در جریان پیشرفت پیمان های بلند مدت صرف نظر از زمان نقد شدن آن ها.
- سهام شرکت ها ،اوراق مشارکت و سایر اوراق بهاداری که به قصد نگهداری تحصیل نشده و به سهولت قابل نقدشدن است.
- پیش پرداخت های خرید دارایی های جاری
- پیش پرداخت های هزینه در مواردی که انتظار می رود ظرف یک سال از تاریخ ترازنامه به طور کامل به مصرف برسد.
2.دارایی غیر جاری :
ساير دارایی هایی که جز گروه دارایی جاری نباشند جزء گروه دارایی های غیر جاری طبقه بندی می شوند.دارایی های ثابت با نام های دیگر مانند دارایی غیرجاری، بلند مدت و دارایی های سخت نیز یاد می شوند.
این دارایی ها به دو گروه دارایی های ثابت مشهود و دارایی های نامشهود تقسیم می شوند.
2-1دارایی‌های ثابت؛ برخلاف دارایی‌های جاری فاقد نقدشوندگی بالا بوده و شرکت نیز تصمیمی بر نقد کردن آن‌ها در کوتاه‌مدت ندارد؛ مانند ماشین‌آلات تولیدی، زمین، ساختمان‌ها، اموال، وسایط نقلیه، سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت و… مشخصه اصلی دارایی‌های ثابت به‌استثنای زمین، استهلاک آن‌هاست و همه‌ساله بخشی از ارزش آن‌ها به هزینه استهلاک انتقال می‌یابد. در اثر استهلاک، ارزش دفتری این اقلام همه‌ساله کاهش می‌یابد….
ارزش دارایی های ثابت به مرور کم شده و به جز زمین، دچار استهلاک می شود.
دارایی های ثابت مشهود در ترازنامه با سر فصل های دارایی های سرمایه ای، دارایی های بلند مدت، دارایی های ثابت یا اموال، ماشین آلات و تجهیزات، عنوان می شوند.
تبصره 1:ثبت اموال منقول و غیر منقول یکی از شاخه های حسابداری اموال محسوب می شود. اموال را به دو دسته اموال منقول و غیر منقول تقسیم می شوند.
اموال منقول به اموالی گفته می شود که می توان آن ها را منتقل و یا جابجا کرد. مثل لوازم خانگی و یا ماشین و تجهیزات ماشینی.
اما اموال غیر منقول به اموالی گفته می شود امکان جابجایی آن ها و یا منتقل کردنشان به هیچ عنوان وجود ندارد. مثل زمین و ساختمان و ملک و …
2-2دارایی های نامشهود:
دارایی نامشهود یک دارایی قابل تشخیص غیر پولی و فاقد ماهیت عینی می باشد .
ٍ برخی اقلام دارایی های نامشهود شامل دانش فنی و علمی و طراحی و اجرای سیستم های جدید،حق امتیاز و علائم تجاری و نرم افزارهای رایانه ای سرقفلی حق کسب حق اختراع و … که منجر به ایجاد منافع اقتصادی می باشند.
شناسایی هزینه استهلاک :
سرشکن کردن تدریجی بهای تمام شده خریداری شده (قیمت نهایی خریداری شده) و دارایی‌های بلندمدت به طور منظم نسبت به سال‌های عمر مفید آن هزینه استهلاک گویند. طبق اصل مقابله درآمدها با هزینه‌ها، چون از دارایی‌های ثابت (مثل ماشین‌آلات تولیدی) برای تولید و کسب درآمد استفاده می‌کنیم، لازم است بهای تمام شده دارایی‌ها را طی سال‌هایی که از آن‌ها استفاده می‌کنیم، بر اساس قواعد حسابداری به هزینه تبدیل کنیم تا عمر دستگاه به پایان رسد
ب :انواع بدهی ها:
انواع بدهیها
بدهیها به دو دسته بدهی جاری و بدهی غیر جاری (بلندمدت) تقسیم می‌شوند.
1.بدهی جاری :
الف .بدهی جاری زمانی باید به عنوان بدهی جاری طبقه بندی شود که انتظار رود طي چرخه عملیاتی معمول واحد تجاری يـا ظرف يك سال از تاریخ ترازنامه هرکدام طولانی تراست تسویه شود.
ب .بدهی های عندالمطالبه که انتظار می رود ظرف یک سال از تاریخ ترازنامه مطالبه می شوند.
در گروه بدهی‌های جاری نیز کلیه بدهی‌های بلندمدت شرکت که انتظار می‌رود، ظرف یکسال از تاریخ ترازنامه تسویه شوند، دسته‌بندی می‌شوند، مانند ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان، تسهیلات بانکی و غیر بانکی وپیش دریافت مشتریان .حسابهای و اسناد پرداختنی تجاری و غیر تجاری .با این حال حصه ای از یک بدهی بلند مدت که انتظار رود ظرف یکسال از تاریخ ترازنامه تسویه شود ،مشروط بر اینکه دارایی های موجود در تاریخ ترازنامه به صورتی باشدکه بازپرداخت آن بدهی از محل آن ها صورت می گیرد
2.بدهی غیر جاری :
سایر بدهی ها که جزء روه بدهی های جاری نمی باشند به عنوان بدهی های غیر جاری طبقه بندی می شوند.
ج :حقوق صاحبان سهام:
سرمایه و اندوخته ها به طبقات مختلف مانند سرمایه پرداخت شده صرف سهام و اندوخته ها تفکیک می شوند .
د.درآمدها و هزينه‌ها:
صورت هاي مالي بين تغييرات در حقوق صاحبان سرمايه ناشي از معاملات با صاحبان سرمايه (به عنوان صاحب سرمايه) و ديگر تغييرات در حقوق صاحبان سرمايه تمايز قائل مي‌شود. تغييرات اخير، ” درآمد “ و ” هزينه “ ناميده مي‌شود كه تعريف آن ها به شرح زير است:
1.درآمد عبارتست از افزايش در حقوق صاحبان سرمايه بجز مواردي كه به آورده صاحبان سرمايه مربوط مي‌شود.
2. هزينه عبارتست از كاهش در حقوق صاحبان سرمايه بجز مواردي كه به ستانده صاحبان سرمايه مربوط مي‌شود.
3 . دراين مجموعه ” درآمد “ و ” هزينه “ واژه‌هايي كلي هستند كه دربرگيرنده همه تغييرات در حقوق صاحبان سرمايه است مگر آن تغييراتي كه مرتبط با آورده يا ستانده صاحبان سرمايه باشد. بنابراين ” درآمد“ دربرگيرنده درآمد ناشي از فعاليتهاي اصلي و مستمر واحد تجاري (درآمد عملياتي) و ساير انواع درآمد مي‌باشد. به‌گونه مشابه، ” هزينه “ دربرگيرنده هزينه‌هاي تحمل‌شده ناشي از فعاليت هاي اصلي و مستمر واحد تجاري (هزينه عملياتي) و ساير انواع هزينه مي‌باشد.
ه .صورت سود و زیان :
صورت سودو زیان در بردارنده اقلام اصلی درآمد و هزینه می باشد و مابه التفاوت آن به گزارش ترازنامه انتقال می باید .
و.گردش وجوه نقد:
گردش نقدینگی در شرکت در طول یکسال به‌وسیله صورت جریان وجوه نقد اندازه‌گیری می‌شود. خصوصیت مهم این صورت مالی این است که منابع و مصارف وجوه نقد را در طول یکسال دقیقاً تعیین می‌کند. صورت گردش وجوه نقد براساس اطلاعات موجود در صورت سود و زیان و ترازنامه محاسبه می‌شود. گردش پول نقد همانند خون حیات‌بخشی است که در شریان شرکت جریان دارد. یک شرکت بدون پول نقد نمی‌تواند ادامه حیات دهد.
